Vind je het ook lastig om kritische feedback te ontvangen?

5 onmisbare tips...

 “Geduld is een schone zaak,” zegt mijn vader altijd. En soms heb je dat hard nodig als je kritiek krijgt. Want kritiek kan flink aankomen, zeker als deze onverwachts en op een aanvallende manier wordt gegeven. Het is dan lastig om actief te blijven luisteren naar wat je gesprekspartner tegen je zegt.

Er zijn gelukkig genoeg mensen die heel goed in staat zijn om op een prettige en opbouwende manier feedback te geven. Maar zo gaat het niet altijd.

Pas geleden liep ik in een organisatie rond en zag ik een klant bij een medewerker binnenstormen die vervolgens schreeuwde: “Je hebt een grote fout gemaakt en je gaat het nu voor me oplossen!” De medewerker schrok zich een hoedje, week zover achteruit op zijn stoel dat hij bijna achterover viel en begon stotterend te vertellen waarom hij geen fout had gemaakt. Het gevolg was dat de klant alleen maar nog harder begon te schreeuwen.

En niet alleen klanten geven kritiek, ook collega’s of een leidinggevende kunnen ongezouten hun mening geven. Wat denk je bijvoorbeeld van kritische ouders tegen leerkrachten of familieleden tegen verzorgend personeel?

Je schrikt dan niet zozeer van de inhoud van de kritiek, maar de manier waarop de kritiek gegeven wordt. Die komt aanvallend over en vaak onverwachts.

Je kunt hierop op 3 manieren reageren:

1. Je gaat zelf in de aanval en gaat allemaal vertellen wat jou niet bevalt aan die ander. Kans is dat de relatie met je gesprekspartner flink beschadigd raakt.
2. Je gaat in de verdediging met het risico dat je in een welles/nietes discussie terecht komt.
3. Of je haalt even drie keer diep adem en laat je gesprekspartner zijn verhaal vertellen.
    

En daar komt het geduld om de hoek kijken. Want het valt niet mee om rustig en geconcentreerd te luisteren als je negatieve feedback krijgt. Maar het levert je wel wat op:

• Als je je gesprekspartner de kans geeft om zijn verhaal te vertellen, dan heeft hij daarna ruimte om naar jou te luisteren.
• Je weet bovendien hoe hij over jou en je gedrag denkt en dat kan heel nuttige informatie opleveren.
• En jij kunt tijdens zijn verhaal nadenken over wat jij vindt van zijn feedback en welke reactie jij wilt geven.

Daarom een aantal tips om op lastige feedback te reageren.
 
Tip 1; Luister actief
Door je gesprekspartner aan te kijken, af en toe te knikken of te hummen, voelt je gesprekspartner zich gehoord.

Tip 2; Erken de emotie van je gesprekspartner
Stel dat een collega vertelt dat hij een klus niet heeft kunnen afmaken omdat hij zat te wachten op jouw input en nu is zijn leidinggevende boos, dan kun je bijvoorbeeld zeggen: “Dat is een vervelende situatie!” of “Ik zie dat je heel boos op me bent, ik wil graag weten waarom.”
 
Tip 3; Wat kun je doen als je gesprekspartner of jijzelf geëmotioneerd zijn?
Het is fijn om even te kunnen afkoelen en tot jezelf te komen. Las daarom even een natuurlijke pauze in. Zeg bijvoorbeeld: “Ga even zitten, dan hebben we het erover. Ik ga even koffie voor ons halen. Wat wil jij drinken?”

Tip 4; Stel daarna voor om samen te bekijken wat er gebeurd is.
Maak gebruik van LSD (luisteren, samenvatten en doorvragen) om uit te zoeken wat er aan de hand is.
 
Tip 5; Maak een keuze.
Bedenk vervolgens wat je met de feedback kunt en/of wilt doen. Het is aan jou om te beoordelen of de feedback terecht is en zo ja, of je er iets mee wilt of kunt doen.

• Is de feedback terecht? Bedank je gesprekspartner (“Bedankt dat je me dit verteld hebt, ik wist niet dat mijn gedrag dit effect op je had.”) of bied je excuses aan als je een fout hebt gemaakt (“Het spijt me dat je op mijn input zat te wachten en dat je daardoor je rapport te laat hebt opgeleverd.”). 
  Vertel wat je met de feedback gaat doen in de toekomst. “Ik zal voortaan laten weten als ik het overleg niet kan bijwonen.”
   
• Ben je het niet eens met de feedback?
  Leg uit waarom je het er niet mee eens bent en doe dit vanuit jezelf; “Ik begrijp dat je wilt dat ik altijd direct mijn werk neerleg als je een verzoek hebt, maar helaas kan ik dat niet doen en wel om de volgende redenen….”

 
En bedenk tot slot dat kritiek krijgen ook een cadeautje kan zijn.
Blijkbaar wil je gesprekspartner dat je iets anders doet dan wat je tot nog toe gedaan hebt. Hij had er voor kunnen kiezen om zijn mening voor zich te houden. Waarschijnlijk ben je voor hem belangrijk genoeg om ervoor te kiezen jou feedback te geven.

Veel succes!